PIMP your meeting!

Vergaderingen, ze horen bij werken als bier bij een café. Er zijn vergaderingen om naar uit te kijken, die motiveren en waar je vooruitgang mee boekt. Helaas zijn er ook vergaderingen waar je tegenop ziet, omdat je op voorhand weet dat ze een eeuwigheid duren en toch nergens toe leiden. Veel zou kunnen worden opgelost indien er efficiënt wordt vergaderd. Deze tips kunnen daarbij helpen.

1. Begin met het rondje klagen en roddelen

Voordat mensen rationeel en besluitvaardig kunnen zijn moeten de emoties uit je lijf zijn. Begin daarom met een rondje van je af kletsen, een beetje klagen, wat roddelen en meer van die dingen. Zet het gewoon op de agenda. Noem het “heet van de naald” waarmee je alles bedoelt wat er speelt en wat je even van je af wilt praten.

2. Begin bij het einde

Begin het overleg met een goede samenvatting alsof je al hebt vergaderd. Het zet de boel op scherp en je weet hoe je wilt eindigen. Het wordt dan een soort van selffulfilling prophecy. Je kunt dit ook per agendapunt doen door telkens één persoon te vragen de samenvatting te geven van de discussie die nog moet worden gevoerd.

3. Toegevoegde waarde van het overleg helder hebben

Vertaal aan het begin van het overleg waarom je bij elkaar zit en wat het gaat opleveren. Of stel de vraag: wat zou er misgaan als we dit overleg niet gaan voeren met elkaar?

4. Start op tijd, eindig op tijd

Beloon ‘op-tijd-komers’ en jezelf door op tijd te starten en te eindigen. Tijd en betrokkenheid is immers duurzaam, dus vermijdt het risico van de afglijdende schaal.

5. Maximaal 60-90 minuten

Overleg je agendapunten alsof je binnen 60 min. de pers te woord moet staan. Dit dwingt je om prioriteiten te stellen en met beslissingen te komen of duidelijke argumenten waarom je iets niet besproken hebt.

6. Overleg staand (‘een lijf liegt niet’)

Aan lichamelijke beweging is heel snel te zien wat iemand van iets vindt. Dit is één van de verklaringen waarom bij een staand overleg besluiten beter en sneller worden genomen en het overleg dus korter is. 

7. Voer een discussie met de ruggen tegen elkaar

Als je elkaar niet ziet, moet je met woorden heel goed je argumenten verhelderen.

8. Agendapunten beginnen met 30 seconden stilte

Dit zorgt ervoor dat er ruimte ontstaat om een punt te overdenken. Bovendien gaan mensen zich dan vragen stellen, zogenaamd ‘intern dialoog’. Het voorkomt bovendien dat de veelpraters onder ons gewoon de tijd vol gaan kletsen.

9. Beweeg tussendoor

Bewegen tussendoor creëert ruimte in de hersenen voor nieuwe ideeën en inzichten.

10. Structuur aanbrengen (B.O.B.A.)

De structuur van B.O.B.A. komt uit de crisisbeheersing en betekent dat je per agendapunt een vaste structuur doorloopt van Beeldvorming (wat is er aan de hand), via Oordeelsvorming (wat vinden we daarvan) en Besluitvorming (wat willen we) naar Acties (wat gaan we doen).

11. Markt (rondje)

Laat deelnemers 10 min. eerder komen en vraag ze op 2 verschillende flipovers te noteren: 1) Wat kom ik hier halen én 2) Wat kom ik hier brengen? Uiteraard met de naam erbij. Een goede manier om verwachtingen te managen, maar ook om effectief vraag en aanbod aan elkaar te koppelen.

12. Wissel van stoel

Om fris te blijven is het belangrijk dat mensen niet in patronen gaan vastzitten. Een simpele manier is om te wisselen van stoel. Neem je voor om ieder overleg op een andere plek plaats te nemen en kijk eens wat dat voor jezelf en voor de anderen oplevert.

13. Stop ermee!

Ga niet vergaderen totdat iemand aangeeft dat hij graag even met je wil overleggen. Vergader dus niet omdat het nu eenmaal is ingepland, maar omdat er daadwerkelijk iets te bespreken is.

Veel ‘PIMP’-plezier gewenst! Wil je je ervaringen off-site aftoetsen zodat je helemaal buiten je comfortzone kan gaan? Ontdek onze verrassende, unieke en inspirende locaties!