No more boring meetings

Vergaderingen zijn vaak een bron van ergernis en demotivatie. Mensen zijn fysiek aanwezig maar mentaal niet en nemen het merendeel niet op. En te zwijgen van het kostenplaatje! Maar eerlijk is eerlijk, we kunnen niet zonder vergaderen. Teamleden moeten de koppen bij elkaar steken om informatie te delen, en ondernemers moeten de neuzen binnen het bedrijf dezelfde kant op zien te krijgen.

Samenwerking & behoeften

Een vergadering hoort een moment te zijn waar de effectiviteit van samenwerken zich manifesteert. Wat het boeiend, maar ook uitdagend maakt, is dat aan tafel verschillende menselijke behoeften bij elkaar komen, van gezien willen worden tot een productieve indruk willen maken. Het aanscherpen van je vergader-skills is als groepsactiviteit dan ook een lastigere uitdaging dan het verbeteren van je persoonlijke productiviteit.

Hoe een vergadering een bron van energie wordt?

1. Kies je deelnemers selectief

Hoe groter de groep, hoe meer de kwaliteit van het overleg daalt. Niet iedereen heeft genoeg tijd om echt mee te doen aan het gesprek en diepgang wordt verruild voor oppervlakkige opmerkingen. Deelnemers zijn in een grotere groep ook meer op hun hoede, en minder openhartig. Vraag je dus telkens af, wie heeft er echt toegevoegde waarde gedurende de gehele vergadering en wie kan er ook bijvoorbeeld alleen een klein gedeelte van de bijeenkomst bij aanwezig zijn?

2. Veiligheid

Een voorwaarde voor goede, effectieve teams is de basisbehoefte van veiligheid. Kunnen mensen echt zichzelf zijn? Tip: pak aan het einde van de vergadering een 5 minuten om iedereen de meeting een cijfer te laten geven. Wat ging er goed, en wat is er nodig om de volgende keer beter te scoren?

3. Bespreek het proces

Vraag jezelf altijd af of een vergadering überhaupt nodig is. Het probleem is die ‘waarom’-vraag zelden wordt gesteld. We handelen vaak in routines. Als gewoontedieren stellen we de status quo te weinig ter discussie. Bepaal per agendapunt het doel van dat onderdeel. We maken vaak een agenda maar we bepalen niet per agendapunt wat we ermee willen doen. Is het een discussie-item, ter informatie, of moet er een besluit worden genomen? Neem tot slot 3 minuten om de vergadering gericht te evalueren.

4. Neem (de juiste) tijd

Bepaal van tevoren een tijdspanne voor een welbepaald agendapunt. Bijvoorbeeld: geef je deelnemers mee dat er 15 min kan gediscussieerd worden rond een bepaald topic. Evalueer deze feedback en plan de besluitneming hieromtrent in op een volgend overlegmoment. Je mag best over de tijd heen gaan, maar zo is iedereen er zich bewust van.

5. Zorg voor voldoende breaks

Als je een teamdag of een off-site strategisch overlegmoment inplant, zorg dan voor voldoende breaks en een leuke energizer. Een energizer zorgt voor afwisseling, maakt energie los en helpt je terug in focus te komen. Het doel van een energizer is ook een moment is van plezier maken met elkaar. Vraag gerust naar onze formats.

Zorg voor voldoende zuurstof en neem geregeld een frisse neus. Onze locaties zijn vaak aan het water, temidden van het groen of in een rustieke omkadering gelegen, ideaal om even te herbronnen tijdens een korte break.

6. Begin met iets opvallends

Net als goede presentatoren hun presentatie vaak met iets onverwachts aftrappen, is het goed om een vergadering met iets ‘fris’ te beginnen. Maak even een momentje van de opening. De toon die je in de eerste minuten zet, is heel bepalend voor de rest van het overleg, de aandacht van mensen en hun mindset.
Een behaald succes is ook een hele mooie opening. De motivatie van mensen neemt toe als ze zien wat voor effect ze hebben op de eindgebruiker, waar je het allemaal voor doet. Dat geeft een motivatie-boost en helpt je bij het zien van het grotere geheel.

7. Kijk vooruit

Een vergadering zou voor minimaal 80 % uit vooruitkijken moeten bestaan. We praten snel vanuit associaties, ‘dat heb ik ook gehad’. Maar dat ligt achter je, en is tijdens een vergadering een valkuil. Bovendien: als de focus op het verleden ligt, hebben mensen het vaak niet over hun succesverhalen. Dat creëert vaak een negatieve vibe.”

8. Strakke leiding

Het is geen rocket science, maar een goede leider is essentieel. Zo iemand zorgt ervoor dat je ‘to the point’ blijft, dat iedereen aan het woord komt, dat er tijd is om na te denken. Als je initiator bent, ben je er om het proces te bewaken en is het niet de bedoeling om mee te doen in de discussie. Als je de inhoud in wil, geef het vergaderstokje dan af aan iemand anders. Het is sowieso goed om af en toe iemand anders voor te laten zitten.

9. Staan verslaat zitten

Zittende vergaderingen duren gemiddeld 34 procent langer dan staande varianten, maar de resultaten zijn niet beter. Sterker nog, staand vergaderen bevordert creativiteit en teamwork. Ook zijn staande vergaderaars gemiddeld meer betrokken bij het gesprek, en zijn ze minder geneigd om ideeën voor zichzelf te claimen. Bekende voorvechters van staand (of lopend) vergaderen zijn Richard Branson, Steve Jobs en Mark Zuckerberg.

10. Doe de scrum

Over staan gesproken: wanneer je werkzaamheden goed op elkaar af wil stemmen, minder wil e-mailen en een plan wil hebben tegen het volgende overlegmoment, is een ‘standup’-overleg een goede format. Tijdens deze maximaal 15 minuten durende scrum beantwoordt iedere deelnemer deze drie vragen:

1. Wat heb ik bereikt sinds de vorige standup?
2. Wat ga ik de komende periode bereiken?
3. Loop ik ergens tegenaan, en kan het team me daarbij helpen?